OUTLOOK VS CANARY MAIL: Et alternativ til Microsoft Outlook er Canary Mail. Denne AI-mailboks har givet mig fornyet kontrol over min indbakke.

I ufatteligt mange år har Microsoft Outlook været min foretrukne mailklient. Driftssikkerheden er enormt høj, men det er mængden af ulæste og ubehandlede mails også.

Dertil kommer kontaktlisten (adressekartotek, hvis du er født i 70’erne), som jeg slet ikke havde nok styr på. Ghostkontakter er et reelt problem. Altså kontakter, som Outlook tilsyneladende kender, men som hverken kan ændres eller fjernes.

I min søgen efter et alternativ til Microsoft Outlook fandt jeg Canary Mail, der generelt får positiv omtale.

Hvis du ikke bryder dig om AI (kunstig intelligens), så er Canary Mail ikke noget for dig, men læs lige videre, for AI kan faktisk noget.

Enkelt og MEGET overskueligt

En simpel opbygning møder en. Både i selve mailboksen og ved skrivning af mails. Outlook har MANGE flere funktioner, men bærer også præg af 18 år med lag-på-lag-udvikling.

Ideen i Canary Mail er princippet ”Inbox Zero”. Dette er en metode til e-mailhåndtering, der fokuserer på at holde din indbakke tom eller næsten tom hele tiden.

Det handler ikke nødvendigvis om at have nul e-mails i indbakken, men mere om at have et system, der sikrer, at du behandler alle dine e-mails effektivt og undgår at blive overvældet af en konstant strøm af nye beskeder.

Konceptet blev populariseret af produktivitetseksperten Merlin Mann, og det drejer sig i bund og grund om at behandle hver e-mail, du modtager, med det samme i stedet for at lade dem hobe sig op.

Og det virker!

Du kan f.eks. ”Snooze” en mail, så den først kommer tilbage i indbakken på et defineret tidspunkt. Det er også let at flytte mails til mapper, pin-to-top eller give en stjerne.

Når en mail er behandlet, trykker du på ”Done”-knappen, så den sendes ned i en arkivmappe. Outlook kan noget tilsvarende, men det er bare LANGT mere uoverskueligt.

Lange mails: Hvad står der egentlig?

En stærk funktion er ”Summarize”, som analyserer en mailtråd og opretter et punktresume med det vigtigste indhold og de ting, der skal tages stilling til.

Det er også nyttigt, når du tænker ”hvad er det egentlig, der står her”?

Desværre er der endnu ikke en oversættelsesmulighed direkte i en mail. Det kunne ellers være nyttigt i mange tilfælde. Jeg har dog set, at det står på udviklernes to-do-liste.

Killer-funktion: Hvem har læst mailen

Jeg anede ikke, at mange e-mails indeholder tracking af adfærd, f.eks. om du læser en mail, klikker på indhold, leveringsbekræftelse og meget andet.

Her er Canary Mail dobbeltmoralsk. F.eks. blokerer den for tjenester som SendGrid Tracker og Track Appspot, mens den selv udnytter muligheden for at sende en usynlig tracking afsted, så du kan se, om din mail er blevet læst, uden at modtageren bemærker det.

Dette er absolut en killer-funktion. En anden lækker funktion er at se alle vedhæftede filer, som indgår i en mailtråd, eller at identificere opgaver i en mail – med AI.

Brug AI til at skrive mails

AI kan hjælpe dig i gang med en mail – også på dansk. Et simpelt eksempel er en prompt som ”Der skal være møde i forældregruppen på mandag kl. 19. Opret dagsorden i punkter: MPG, Fravær, Mødetider, Legeaftaler og Eventuelt”. Tilføj, at deltagerne skal forberede sig med idéer.

Herefter kommer AI’en med dette forslag

Hej alle,

Der vil være møde i forældregruppen på mandag kl. 19. Her er dagsordenen i punkter: 

1. MGP
2. Fravær
3. Mødetider
4. Legeaftaler
5. Eventuelt

Husk at forberede jer til mødet med idéer og forslag.

Bedste hilsner, John G.

Herefter kan du arbejde videre med teksten, men nu er du i gang. Efterfølgende kan du korrekturlæse med AI’en eller omskrive mailen til f.eks. engelsk eller tysk. En anden fed mulighed er enten at forlænge mailen eller forkorte den. Skrivestilen kan også justeres til enten ”formel” eller ”casual”.

Jeg skriver mange mails på engelsk, og her er oversættelse og korrekturlæsning direkte i mailen en virkelig stor hjælp.

Hvis du skriver mange af de samme mails, så kan du oprette let tilgængelige skabeloner og ikke mindst automatisk sortering af mails ud fra regler.

AI-delen er baseret på Microsoft Copilot, som faktisk også er integreret i Microsofts programmer, hvis du betaler ekstra for det. Aktuelt er prisen omkring 215 kroner om måneden per bruger. Der er ikke en prøveperiode, så man kan teste, hvorvidt det lever op til prisen i Canary Mail følger det med.

Har ikke kalender og kontaktlister, men…

Det krævede nogle dage at forstå arkitekturen bag Canary Mail i forhold til kalender og kontakter. Outlook har jo netop disse indbygget som faner i programmet samt dens egen database.

Canary Mail bruger i stedet ens styresystems kontakt- og kalenderprogrammer. Jeg er f.eks. på Mac, hvorfor aftalerne oprettes i kalenderdelen i systemet.

Det kræver lidt mere opsætning og indlæring end i Microsofts løsning, men det har vist sig at være virkelig effektivt.

På Android-telefoner og iPhone opretter du særskilt synkronisering af kontakter og kalender fra din mailudbyder, hvorefter Canary Mail får adgang til disse.

I opsætningen af mailkonti kræver det også lidt tilvænning, men alle de store tjenester er understøttet såsom Gmail, iCloud, Outlook, Exchange, Office 365, Yahoo m.fl.

Du kan sagtens køre flere mailkonti side om side i den samme indbakke.

Én ting som Canary ikke har nok styr på, endnu, er en mail, som indeholder en kalenderinvitation. Denne kan ikke accepteres direkte fra indbakken.

Perfekt på iPhone, men Android halter voldsomt

Jeg har anvendt Canary Mail på alle mine enheder. Det vil sige både Android, iPhone og Mac. På Apples produkter har det meste kørt fejlfrit, men opsætningen på Android har virkelig været noget bøvl.

Faktisk tror jeg, at Android-appen har en lavere prioritet end computerversionen og udgaven til iPhone, som om den nærmest er glemt af udviklerne. Min oplevelse var, at Android-versionen halter så meget på flere punkter, at jeg har oprettet en supportsag for at være sikker på, at det kunne være rigtigt.

Udover, at den ikke placerer mails i indbakken efter de rigtige datoer, så kan jeg ikke acceptere en indkommen mødeinvitation. Det er en ommer.

Et tip herfra er, at hvis du har en Android-telefon med flere browsere. f.eks. Samsung Internet og Chrome, så skal du afinstallere alle andre browsere end Chrome, før du begynder opsætningen. Ellers får du det aldrig til at fungere med Microsoft 365.

Status er, at du VIRKELIG skal ville skifte til Canary Mail, hvis du bruger Android-telefoner, da det halter uhyggeligt meget.

ÅBENHED I UDVIKLINGEN: Canary Mail er et spændende projekt at følge, da de har åbenhed omkring udviklingen. Du kan let se, hvornår hvilke funktioner er implementeret samt se deres roadmap for kommende funktioner. Det lader også til, at de tager brugerinput ret seriøst. Dette gør det lettere at leve med nogle funktionsmangler eller småfejl, hvis man kan se, at der allerede er tænkt over det. Du kan se det officielle roadmap her.

Dette koster Canary Mail

Microsoft Outlook i den fulde version indgår i dag i Microsoft 365 og er derfor et betalingsprogram.

Du kan komme i gang med Canary Mail for 0 kroner, men så er det uden AI-funktionerne. Næste trin er ”growth”-planen til 3 dollars om måneden (cirka 22 kr./md), som er den version, jeg har afprøvet.

Sammenlignet med Microsofts tillægspris for Copilot i Outlook og Word, så synes jeg faktisk, Canarys pris er temmelig rimelig.

Der findes også en ”Pro+”-plan, der indeholder mulighed for at sende sikrede mails samt bedre beskyttelse mod phishing og ransomware. Denne gad jeg godt at prøve.

Med betalingsplanerne kan Canary Mail bruges på flere platforme samtidigt.

Integration af vildt god opgave-app; Todoist

Jeg er meget afhængig af en god opgave-/to-do-app, og da Canary Mail har integration med Todoist-appen, var det fristende at prøve denne app. Tidligere har jeg brugt Anydo og Microsoft Opgaver. Her vandt Anydo – men ikke længere.

Todoist er by far den BEDSTE opgaveapp, jeg hidtil har prøvet, og gratisversionen har vildt mange funktioner. Et årsabonnement på 348 kr./år tilføjer lige en stak ekstrafunktioner, som bare er toppen på kagen.

Noget af det fede er, at du kan oprette opgaver ”med tekst”, hvor du f.eks. kan skrive ”Møde med X mandag kl. 9”, hvorefter opgaven oprettes og datofeltet sættes til den kommende mandag.

Der er også et bjerg af skabeloner samt mulighed for at bruge etiketter til at organisere opgaverne. Jeg er særligt glad for at kunne vedhæfte filer til en opgave.

Det vigtigste for mig er, at overblikket er stort. Desuden får jeg hver morgen en mail med dagens opgaver, så jeg ikke gemmer at åbne Todoist.

Ligesom Canary Mail forsøger Todoist at give en holistisk tilgang til opgavestyringen. Du får således point og awards, når du passerer dine mål.

Todoist er en app, du SKAL teste af, hvis dine arbejdsopgaver er ved at overmande dig. Jeg har skiftet fuldt ud til Todoist.

Konklusion: Ikke perfekt, men virkelig godt skruet sammen!

Canary Mail er ikke en perfekt og fejlfri mailapp, men den løser nogle af de problemer med overskuelighed og underlige opbygninger, som Microsoft Outlook over årene har fået.

AI-delen er VIRKELIG fed og noget, som jeg bruger rigtigt meget. Det er netop her, at fremtidens kamp på mailapps kommer til at stå. Jeg ved ikke, om Microsoft gør det lige så godt med Copilot i Outlook, da jeg som nævnt ikke har haft mulighed for at afprøve det.

Lige nu håber jeg, at Canary Mail får fokus på Android-appen, så den kommer up-to-speed.

Min konklusion er, at Canary Mail og Todoist er ”EDITORS CHOICE”. Selvom der er nogle problemer, så virker udviklingsholdet temmelig dedikeret, og det er virkelig vigtigt for mig.

Det betyder også, at min Outlook foreløbigt er sendt på pension. Lidt tidligt i en alder af 18 år, men inden for IT er 18 år jo nærmest for evigt.

Canary Mail har gjort, at jeg har genvundet kontrollen over mit mailkaos! Skal du også have kontrol over dit kaos?

5 ud af 6 stjerner + Editors Choice adward!

Disclaimer: Canary Mail og Todiist og stillet licenser til programmerne til rådighed for denne test, men har ikke haft redaktionel indflydelse.

Mere til historien

Canary Mail hævder at have en brugerdatabase på over 1 million. Mac-versionen har en rating på 4,2 ud af 5 i App Store og 4.3 på iPhone. Android-appen har fået 4.1

Canary Mail